當今社會節奏很快，人們已經很少用寫信的方式搞銷售了。可是正因為如此，人們得到一封親筆信就很珍貴了，所以寫信顯得更加親切。同時，寫信還有一個好處，那就是文字溝通可以防止信息的誤解和變形。

    信息的誤解和變形是經常會出現的，對銷售所造成的破壞作用也是顯而易見的。有時候，我們認為客戶昕明白了，結果客戶向上傳話時，就傳得支離破碎。假如你有幸見到了副總，副總說"行，我跟老總商量商量。"此時，如果你不把一個永久記憶的東西給到副總手里，你讓他拿什么去跟老總說呢?只有語言。但語言經過了一層轉述還可能完整、準確嗎?所以，我們在銷售過程中，如何把我們的意思、心情直接上達天庭、直接傳給那個決策者，就顯得尤為關鍵，而寫信就可以做到這一點。就像剛才，你只要給這個副總一個文件或者一封信，讓這個副總轉交給老總就行了。

    有個銷售人員曾經給海南航空公司做下年繳300多萬保費的一個大單，就是通過書信來達成的。一開始他見不到陳總裁，于是就先給總裁寫了一封信。這封信寫上去了以后，陳總裁批了幾個字，轉到人事部以后，人事部就找了他，就這么接洽起來了。試想:如果沒有這封信，總裁怎么會批示呢?沒有總裁的批示，人事部怎么會去做呢?這就叫做準確傳達。

    一個銷售人員最起碼要預備三樣東西：短信版本，要有3~5種，不同的人要有不同的短信，內容不超過70個字。電話版本，是事先擬訂好的，對客戶說"我不打打擾您寶貴的時間，就一分鐘，您看我給您發個傳真或電子郵件怎么樣?"傳真版本和電子郵件本，這兩種也要預備多種版本。